9 tips voor de opmaak van je e-mailhandtekening

Lise Lejaeghere

28 september 2018

Wat voorzie jij onderaan je mails? Kom je hiermee professioneel en betrouwbaar over of staat er zelfs ‘sent from my iPhone’ bij? Ik begrijp dat iets ‘kleins’ zoals een e-mailhandtekening snel over het hoofd wordt gezien door ondernemers, maar onderschat de impact zeker niet. Ze verhogen je herkenbaarheid en versterken het vertrouwen bij je klant.

1. Focus op wat je als ontvanger nodig hebt

Ik wil weten wie me het bericht gestuurd heeft. Naam (en eventueel functie) is dus een must.
Ik wil de ontvanger kunnen opbellen, het telefoonnummer moet er dus in.
Als ik de mail wil beantwoorden, kan ik gewoon op reply klikken. Een e-mail hoeft dus niet per se, maar het is wel handig als je contactgegevens wil doorspelen aan een collega. Dit is dus optioneel.
Ik wil ook meer informatie kunnen opzoeken, de URL van de website moet er daarom zeker bij.
Stel dat ik een afspraak vastleg en naar het bedrijf op locatie ga, is een adresvermelding ook nodig.

Ok, we zijn al zo ver. Nu: hoe ziet die e-mailhandtekening er best uit?

2. Less is more.

Hou de e-mailhandtekening zo kort en bondig mogelijk, want na wat heen- en weergemail wil je geen ellenlange mailchain waarvan de e-mailhandtekening de meeste ruimte in beslag neemt. Het is tenslotte in eerste instantie de bedoeling dat je contactgegevens meteen duidelijk zijn bij je ontvanger. Verwijder daarom overbodige designelementen en houd het visueel rustig.

3. Houd je social media voor op je website

Vaak voegen mensen social media icoontjes toe aan de e-signature, maar eigenlijk is dit niet nodig. Als je een website hebt, kan je die social media via de website terugvinden in de footer of contactpagina. Als je wil dat mensen je volgen, zal je dit anders moeten aanpakken. Via een e-mail zal je nauwelijks meer volgers hebben. Heb je geen website? Voorzie dan een aanklikbare link naar je Facebook-pagina.

4. Kies voor één of geen afbeelding

Het logo of een foto van jezelf toevoegen mag zeker en vast. Het verhoogt de herkenbaarheid en oogt professioneel. Vergeet niet om een URL achter je afbeelding te steken naar bijvoorbeeld je website. MAAR: overdrijf niet! Eén kleine afbeelding is meer dan voldoende. Het kan voorvallen dat de ontvanger de afbeelding niet ziet als je mailprovider afbeeldingen blokkeert om spam tegen te gaan. Daarom ook een oproep om een e-mailhandtekening die uit een grote afbeelding bestaat met tekst erin te vermijden, omdat de kans bestaat dat ontvangers die tekst dus niet zullen zien. Kies bij voorkeur ook voor een .jpg in plaats van een .png. Vermijd extra icoontjes, want ook dit zijn afbeeldingen die mogelijks niet visueel zichtbaar zullen zijn in iedere mailprovider.

Hieronder zie je een voorbeeld met te veel afbeeldingen. Die kunnen geblokkeerd worden om spam tegen te gaan. Meestal komt er dan een rood kruisje of icoontje in de plaats van de afbeelding.

5. Houd het mobielvriendelijk

Vermijd e-mailhandtekeningen die uit een brede foto bestaan, want die worden op mobiele apparaten afgesneden, omdat deze zich niet kunnen herschikken. Bij tekst heb je minder problemen, omdat deze zich automatisch herschikt naar de breedte van je scherm. Toch houd je je handtekening best zo smal mogelijk (maximum 600 à 650 pixels) om onaangename afbrekingen te voorkomen.

6. Breng structuur aan

Breng structuur in je informatie door te werken met een enter of een lijntje. Houd adresgegevens altijd samen. Overdrijf niet en hou het beperkt tot maximaal drie informatieblokjes. Gebruik niet meer dan twee lettertypes, maak niet te veel variaties in lettergroottes, … Als het blokje er ‘too much’ uitziet, weet men niet waar gekeken en worden er zaken over het hoofd gezien.

Hieronder zie je links een voorbeeld dat er voor mij persoonlijk erg chaotisch uitziet. Te veel verschillende lettergroottes, de woorden 'gsm', 'e-mail', ... lijken me ook overbodig; we gaan ervan uit dat iedereen het verschil weet tussen een e-mailadres en een telefoonnummer. Ook de breedte baart me wat zorgen voor mobiele weergave. We hebben even een snelle restyle gedaan aan de rechterkant om het verschil aan te tonen.

7. Kies lettertype en kleur

In een mailprogramma is het aantal lettertypes beperkt. Kies dus een beschikbaar lettertype dat zo goed mogelijk aansluit bij de lettertypes in je huisstijl. Als je toch een ander lettertype gebruikt, is de kans heel groot dat de klant jouw e-mail ontvangt in een ander lettertype, omdat hij of zij dit font niet standaard op zijn of haar computer heeft staan. Dit zijn standaard lettertypes die je kan gebruiken:

Arial, Helvetica
Arial Black
Bookman Old Style
Comic Sans MS
Courier
Courier New
Garamond
Georgia
Impact
Lucida
MS Sans Serif
Palatino
Tahoma
Times New Roman
Trebuchet MS
Verdana, Geneva

Gebruik een kleur uit je huisstijl om één bepaald element te doen opvallen (bv. je naam). Gebruik hiervoor de exacte kleurcode.

8. Zorg voor een consistente weergave

Werk je in een bedrijf met een team? Laat je collega’s dan niet zelf aan de slag gaan met hun e-mailhandtekening, maar stel een persoon aan die het voor iedereen instelt of maak een gemakkelijk aanpasbare template die iedereen kan toepassen voor zichzelf.

9. Test altijd je e-mailhandtekening uit

Test tenslotte altijd je e-mailhandtekening voordat je deze naar klanten stuurt. Bekijk deze in diverse mailproviders en op enkele mobiele toestellen (smartphone, tablet of desktop).

Aan de slag!

Lees hier hoe je een e-mailhandtekening aanmaakt in Outlook.
Lees hier hoe je een e-mailhandtekening aanmaakt in Gmail.
Lees hier hoe je een e-mailhandtekening aanmaakt in Mail op Mac.

Heb je geen inspiratie voor een mooie e-mailhandtekening? Geen nood! Mijn collega's en ikzelf weten hier raad mee en kunnen hiervoor gerust een ontwerp maken.