11 zinvolle tips voor het versturen van e-mails
Een e-mail versturen … Het lijkt vanzelfsprekend en gemakkelijk, maar voor sommigen is het toch nodig om nog eens enkele basisregels op een rijtje te zetten. Wij geven je 11 efficiënte tips voor het versturen van perfecte e-mails!
Tip 1: een goed e-mailadres
Je e-mails komen maar geloofwaardig over als je e-mailadres professioneel oogt. Meestal worden daarvoor naam en/of voornaam gebruikt. Een minder goed (lees: fout!) e-mailadres zoals bijvoorbeeld ‘hotknabbelbabbeltje@hotmail.com’ is dus uit den boze bij formeel e-mailverkeer!
Tip 2: een onderwerp toevoegen
Het is belangrijk om een relevante titel aan je e-mailbericht te geven. Zo weet de ontvanger meteen al waarover het gaat en of het betrouwbaar is.
Tip 3: een aanspreking en afsluiting
Net zoals bij een brief is het nodig om de ontvanger bij het begin van de e-mail aan te spreken (beste, geachte, …), maar is het eveneens belangrijk om de mail mooi af te sluiten. Vaak wordt er afgesloten met ‘Met vriendelijke groeten’.
Tip 4: vermeld je contactgegevens
Door het vermelden van je contactgegevens, kan de ontvanger snel terug contact met je opnemen indien er bijvoorbeeld vragen zijn op je mail. Dit wordt ook wel een e-mailhandtekening genoemd.
Tip 5: let op spelling- en grammaticafouten
Velen onderschatten de impact ervan, maar wij kunnen het alleen maar benadrukken: lees je e-mails goed na voor je ze verstuurt. Schrijffouten geven een onprofessionele indruk! Nog iets wat veel mensen vaak vergeten: hoofdletters en leestekens. Hier gelden dezelfde spellingsregels als bij brieven, respecteer dat!
Tip 6: wees eenduidig in opmaak
Gebruik geen verschillende lettertypes in één e-mail, want dit oogt amateuristisch. Kies voor één, neutraal lettertype. Iets in het vet of cursief zetten om te benadrukken, kan natuurlijk wel. Zolang je daar ook niet in overdrijft.
Tip 7: vermijd sms-taal
Veel personen gebruiken zodanig veel afkortingen in sms-taal, dat ze het soms ook bij e-mails hanteren. Not done! Schrijf alle woorden uit zoals ze zijn.
Tip 8: gebruik alinea's
Als je je e-mail in alinea’s opdeelt, is deze makkelijker leesbaar voor de ontvanger.
Tip 9: maak je tekst niet te lang
Blijf in je mail bij de essentie van wat je wil zeggen. Veel mensen beginnen er gewoon niet aan, wanneer een e-mail uit honderd zinnen bestaat.
Tip 10: let op met bijlages
Het is belangrijk dat je bij bijlages in een begeleidende mail meedeelt dat er documenten bijgevoegd zijn. De bijlagen plak je best niet in de e-mail zelf, maar voeg je toe in een aparte bijlage. Bij het plakken in de mail zelf, gaat er vaak opmaak verloren.
Tip 11: hou controle over je inbox
Wanneer je e-mails verstuurt, mag je meestal ook e-mails terugverwachten. Probeer je berichten op tijd en stond te beantwoorden, zodat je inbox ook niet te vol geraakt en ontvangers het gevoel hebben dat je er echt mee bezig bent.
Jouw boodschap versterken met het ideale beeld?
